各研究生培養單位：

檔案館已将2014屆研究生學位檔案的數據全部導入檔案管理系統，各單位可按照學位檔案整理規範要求（見附件1）開始整理，并于5月31日前完成移交。為保證檔案的齊全規範，結合去年學位檔案檢查實際，請各單位立卷時切實做好以下五項工作：

1、按照學位檔案整理規範（附件1）收齊學生的檔案材料，确保不缺漏不重複，必備檔案（歸檔範圍表中标記★的材料）若有缺失需在最終的移交目錄(而不是卷内目錄)中注明。

2、每袋檔案中的材料對照卷内目錄順序排列，并保證每件檔案用不鏽鋼釘裝訂。

3、将學位檔案卷内目錄裝入相應檔案袋，并置于檔案材料最前方。

4、立卷完成後，各單位負責老師打印學位檔案移交目錄（一式兩份），并與檔案館預約檢查，待檔案館檢查合格後雙方辦理歸檔手續。

5、檔案立卷移交均按照各類檔号（而不是專業）從小到大順序排列，且與系統打印出來的移交目錄順序一緻。

對整理和移交辦法有任何疑問的老師請及時與檔案館聯系，并可于歸檔前每周四下午2：30~3：30派勤助學生到檔案館接受培訓。

聯系人及聯系電話：李老師 呂老師 85227092

附件：

1、太阳集团app首页學位檔案整理規範(暫行）.doc

       2、學位檔案立卷培訓.ppt

            檔案館

                                                                       2015.3.12

發布單位：黨政辦公室

填表說明：

1.    填報時請兼職檔案員在各自對應移交的檔案門類下打“√”。

2.    如果本單位有2位以上老師移交同類目檔案，請分别在備注欄填注每位老師所管理檔案的具體内容（例如：人力資源開發與管理處有3位老師分别負責移交人事調配、工資、師資的行政類檔案，則在具體分管檔案門類都選行政類檔案，在備注欄分别填注：人事調配檔案、工資檔案、師資檔案），以便檔案館和檔案員聯系工作。

3.    如果在具體分管檔案門類中選擇的是其他門類檔案，請在備注欄說明所管理的檔案具體内容（如：已故人員檔案），以便檔案館和檔案員聯系工作：。

4.    學生人事檔案是指本科生和研究生的個人檔案，分為入學檔案移交，畢業檔案移交。

5.    聲像檔案包含各單位形成的重要的錄音、錄像、照片等聲像資料，主要包括：上級領導（省部級以上）視察本單位形成的聲像檔案；本單位舉辦重要學術、科研活動形成的聲像檔案；本院、系學生畢業集體合照等。